Theo Báo cáo Thị trường Bất động sản Quý III/2023 của Savills, nguồn cung văn phòng tại Hà Nội tăng 1% theo quý và 2% theo năm. Kể từ năm 2019, nguồn cung văn phòng hạng A tăng 4%, hạng B tăng 5% và hạng C tăng 1% mỗi năm. Trong khi đó, nhu cầu của khách hàng đã có sự thay đổi, hướng tới các lựa chọn có giá cả phải chăng để phù hợp với tình hình kinh doanh.

Nhiều Chủ đầu tư đang hạ giá thuê để duy trì tính cạnh tranh và đẩy mạnh công suất. Điều này sẽ đặt ra sức ép làm thế nào để tối ưu hiệu quả và chi phí vận hành, song vẫn đảm bảo tiêu chuẩn dịch vụ tương xứng và từ đó duy trì được khách hàng hiện tại, thu hút các khách hàng mới, đảm bảo kết quả kinh doanh.

Trong quá trình dự án hoạt động, Chủ đầu tư cần phối hợp với đơn vị quản lý, thường xuyên phân tích và đánh giá công tác vận hành để đưa ra các quyết định nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực, chi phí, kéo dài vòng đời của dự án. Với kinh nghiệm vận hành đa dạng các dự án, Đội ngũ Quản lý Bất động sản Savills tư vấn các hạng mục Chủ đầu tư cần lưu tâm để đánh giá chính xác hiệu quả vận hành dự án thương mại. 

1. Cơ sở vật chất

Đứng từ góc độ vận hành, việc thiết kế và xây dựng hệ thống cơ sở vật chất của dự án ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành sau này, nổi bật là hệ thống cơ điện (M&E). Hệ thống cơ điện chịu trách nhiệm cho việc cung cấp năng lượng và vận hành các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà, gồm tất cả các thiết bị điều khiển hoạt động như hệ thống điện, hệ thống máy phát điện, hệ thống điều hòa không khí và thông gió, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống mạng… 

Hệ thống cơ điện không được thiết kế và lắp đặt đúng cách có thể dẫn đến việc tiêu tốn nhiều năng lượng cùng chi phí điện năng lớn, nảy sinh các vấn đề trong công tác vận hành và bảo trì hay khó khăn trong việc tính toán chi phí điện. Chẳng hạn, công tơ điện cho các khu vực thuê được lắp đặt sau khi toà nhà đã đi vào hoạt động gây khó khăn cho việc chốt sổ điện hàng tháng. Việc đơn vị quản lý thực hiện công tác phân bổ điện từng tháng cho các đơn vị thuê có thể không đảm bảo tính chính xác. 

Tìm hiểu thêm: Tư vấn thiết kế, lắp đặt và vận hành hệ thống kỹ thuật giúp tối ưu vận hành và chi phí

Bên cạnh hệ thống cơ điện, cơ sở vật chất còn bao hàm nhiều yếu tố khác như:

• Kiến trúc dự án: Kết cấu xây dựng (móng, trụ, tường, mái…), nội ngoại thất (cửa, cầu thang, trần, sàn…).
• Khu vực gửi xe: Các khu vực phân chia cho từng loại phương tiện, phân luồng giao thông trong khu vực gửi xe, hệ thống an ninh và an toàn (camera giám sát, hệ thống quản lý…) để đảm bảo hiệu quả kiểm soát tối đa trong giờ cao điểm.
• Phân chia các phòng chức năng: Tùy vào đặc thù của dự án, Chủ đầu tư cần cân bằng giữa việc khai thác tối đa diện tích của tòa nhà và đảm bảo tính hợp lý khi khách hàng sử dụng và đơn vị quản lý vận hành sau này.

Một khi hệ thống cơ sở vật chất đã được hoàn thiện và bàn giao, việc chỉnh sửa hoặc cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả vận hành sẽ trở nên nan giải và tốn chi phí, thời gian cho Chủ đầu tư hay ảnh hưởng đến trải nghiệm, hoạt động kinh doanh của khách hàng.

Tìm hiểu thêm các gói tư vấn liên quan đến thiết kế và hệ thống kỹ thuật của Savills tại đây. 

2. An ninh – An toàn phòng cháy chữa cháy

An ninh

Với đặc thù khách thuê đa dạng cùng lượt khách ra vào hàng ngày, yếu tố an ninh và an toàn là ưu tiên hàng đầu trong công tác vận hành dự án thương mại, nhằm bảo vệ thiết bị, tài nguyên, tài sản của khách hàng và sự ổn định, trật tự tại dự án. Để đánh giá hiệu quả an ninh tại dự án, Chủ đầu tư có thể xem xét các yếu tố:

• Quản lý tầng sảnh, lối ra vào các tầng: Việc phân công đội ngũ bảo vệ trực, kiểm soát lối ra vào bằng các hình thức như nhận diện khuôn mặt, vân tay, thẻ từ...
• Kiểm soát bãi gửi xe, lối lên từ tầng hầm: Hệ thống kiểm soát bãi đỗ xe cần đảm bảo tối ưu nguồn lực, nâng cao thời gian và hiệu quả quản lý nói chung, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của tòa nhà. 
• Kiểm soát hệ thống thang máy: Tần suất và số lượng người sử dụng thang máy tại các dự án thương mại là tương đối lớn. Việc đảm bảo an ninh kiểm soát người ra vào, đáp ứng tối ưu nhu cầu lưu thông, sử dụng thang máy một cách hiệu quả cần được tính toán khoa học, thể hiện qua việc phân chia thang theo các tầng, tính năng phân quyền di chuyển lên các tầng nhất định, kiểm soát lượt lên xuống của khách thuê.
• Quản lý hệ thống camera giám sát: Camera giám sát được lắp đặt tại tất cả các sảnh, lối hành lang, hầm gửi xe, lưu lại hình ảnh và sự kiện một cách chính xác, với thời gian lưu trữ dữ liệu đủ dài... để có thể xử lý các vấn đề phát sinh. 

An toàn phòng cháy chữa cháy

An toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC) là tiêu chí khách hàng đặc biệt quan tâm khi lựa chọn mặt bằng thuê hay kinh doanh. Một số hạng mục liên quan đến phòng cháy chữa cháy ảnh hưởng tới hiệu quả vận hành dự án có thể kể đến:

• Thiết kế hệ thống PCCC của dự án: Thiết kế cần đảm bảo các điều kiện an toàn về phòng cháy và chữa cháy theo quy định của pháp luật, thuận tiện cho công tác thực hiện các biện pháp PCCC trường hợp phát sinh rủi ro.
• Trang bị hệ thống PCCC tại dự án: Hệ thống PCCC bao gồm đầy đủ phương tiện chữa cháy (bình chữa cháy, ống hút, lăng vòi...), thiết bị liên lạc và chỉ huy chữa cháy (bộ đàm,  hệ thống âm thanh công cộng PA , loa phát thanh di động...), hệ thống báo cháy và chữa cháy, hệ thống cấp nước (họng nước chữa cháy, bể nước, máy bơm PCCC)…
• Kế hoạch tổ chức diễn tập PCCC, cứu nạn cứu hộ định kỳ: Các buổi diễn tập PCCC định kỳ giúp đơn vị quản lý và khách thuê trau dồi kỹ năng PCCC, nâng cao tinh thần chủ động và khả năng ứng phó để hỗ trợ dập tắt các đám cháy, kỹ năng thoát nạn... để hạn chế thấp nhất thiệt hại về người và tài sản khi xảy ra sự cố cháy.

Xem thêm:

• Biện pháp đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy

3. Công tác bảo trì

Bảo trì là chuỗi hoạt động trong quy trình quản lý tòa nhà, được tiến hành định kỳ nhằm đảm bảo tòa nhà vận hành ổn định, linh hoạt. Bảo trì tòa nhà gồm nhiều hình thức áp dụng cho từng hạng mục riêng biệt như hạ tầng, kiến trúc, các hệ thống kỹ thuật..., được tiến hành vào thời điểm khác nhau và tác động trực tiếp đến hiệu quả vận hành tòa nhà. Để công tác bảo trì diễn ra hiệu quả, đội ngũ kỹ thuật cần kiểm tra và nắm rõ thực trạng tòa nhà để lên kế hoạch, đề xuất hình thức, tần suất bảo trì phù hợp.

Có thể bạn quan tâm:

• Cơ sở xây dựng kế hoạch bảo trì cho tòa nhà chung cư
• Những rủi ro có thể gặp trong quá trình bảo trì bảo dưỡng tòa nhà

Các hạng mục giúp Chủ đầu tư đánh giá hiệu quả của công tác bảo trì

• Nhân sự tham gia vào quá trình lập kế hoạch và thực hiện bảo trì: Tùy vào mức độ phức tạp của tòa nhà, hoạt động bảo trì có thể được thực hiện bởi kỹ thuật viên nội bộ hoặc đơn vị thuê ngoài theo năng lực và chức năng, trên cơ sở đúng theo quy định cũng như tối ưu nguồn lực và đảm bảo hiệu quả cao nhất. Dù là đơn vị nào thực hiện, Chủ đầu tư cũng cần đảm bảo đơn vị đó có đầy đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, chức năng thực hiện công tác bảo trì  và khả năng xử lý các vấn đề phát sinh.
• Danh mục hệ thống kỹ thuật cần bảo trì: Bảo trì hệ thống kỹ thuật phải bao gồm cả 02 nội dung: Hệ thống cơ sở vật chất (móng, trụ, tường, mái…) và hệ thống cơ điện (hệ thống điện, điều hòa không khí và thông gió, cấp thoát nước, xử lý nước thải, PCCC, CCTV…). Mặc dù hệ thống cơ sở vật chất ít biến đối và có tuổi thọ cao, Chủ đầu tư vẫn cần xem xét hiện trạng, đánh giá, đặc biệt là với các dự án đã hoạt động trên 5 năm.
• Thời gian và tiến độ thực hiện bảo trì: Căn cứ vào đặc thù của từng hạng mục, hướng dẫn của nhà sản xuất cũng như các quy định pháp luật liên quan, cán bộ quản lý kỹ thuật sẽ xây dựng kế hoạch  phù hợp để thực hiện công tác bảo trì.
• Kế hoạch tài chính và dự kiến kinh phí bảo trì: Chủ đầu tư cần căn cứ vào các quy định của pháp luật, hồ sơ hướng dẫn của nhà sản xuất... để tổng hợp đầy đủ các hạng mục cần thi công bảo trì, từ đó đưa ra dự kiến kinh phí cần thiết.
• Hồ sơ bảo trì tòa nhà: Bộ hồ sơ bảo trì là phương tiện giúp Chủ đầu tư theo dõi quá trình bảo trì, quản lý, kiểm soát và đánh giá kết quả của quá trình đó.

Để hỗ trợ Chủ đầu tư tháo gỡ khó khăn trong công tác bảo trì tòa nhà, Savills cung cấp gói tư vấn Đánh giá thiết kế và hệ thống kỹ thuật (phù hợp với dự án ở giai đoạn Xây dựng) và Đánh giá hiện trạng hệ thống kỹ thuật (dành cho các dự án đã đi vào vận hành). Với các giải pháp này, Savills sẽ giúp Chủ đầu tư xây dựng một kế hoạch bảo trì chi tiết và hiệu quả trong suốt vòng đời dự án.

Kế hoạch quản lý vận hành hiệu quả quyết định đến sự thành công của dự án thương mại, góp phần tăng tỷ lệ phủ lấp mặt bằng và nâng cao giá trị dự án trong dài hạn. Với vai trò là đơn vị tư vấn quản lý bất động sản, chúng tôi đồng hành giúp Chủ đầu tư phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động của dự án, đề xuất các giải pháp thực tiễn với chi phí tối ưu nhất để nâng cao sức cạnh tranh của dự án.

Đăng ký nhận tư vấn từ chuyên gia Savills tại đây.